保育士として身につけなければならないものに電話応対があります。
対応一つで保育園の印象を左右するからです。
プライベートな電話と違い、園には多くの人から様々な電話がかかってきます。
電話は相手の顔が見えないだけに誤解、聞き間違い、言い間違いが起こりがちです。
また、いつ、誰からかかってくるかわからないのも電話の怖さともいえます。
こうした電話応対の中で相手を待たせる場合のマナーや保留の仕方など、覚えることは思った以上にあります。
電話の受け方五原則
1.電話が鳴ったらメモを用意してから出る。記憶より記録が大切。
2.1コールで出ない。相手が会話する準備が必要。3コール以上は「お待たせしました」は必須。
3.「はい」は言わず「○○保育園、口ロでございます」と、園名や自分の名前はゆっくりはっきりと話します。
4.保留は30秒が目安。それ以上なら折り返し。相手の名前と連絡先を再度確認しましょう。
5.顔は見えませんが、笑顔で対応。顔の表情は声に乗って伝わります。
新人保育士さんの中には、プライベートな電話と違って、オフィシャルな電話応対が苦手な方もいます。
その原因としては、以下のようなことが考えられます。また、その解決策もあります。
電話が苦手な要因
1.敬語がうまく使えない。
2.知らない人からかかってくると怖い。
3.伝言をうまく要約して伝えられない。
4.メールは後で返信できるが、電話はその場で対応しないといけないから緊張してしまう。
では、上記の解決策です。
1.敬語は勉強しないとできません。先輩保育士の電話対応を聴いて参考にしましょう。
2.知らない人でも園に関係する人です。覚えるチャンス。
3.伝言メモはキーワードで確認しましょう。相手の名前、所属、主な要件、入電時の間、受け者、折り返し電話の要不要。
4.メールよりも電話の方が、急ぎの要件です。事務所で仕事している時間にかかってくるので自分の手を止めないといけません。相手もそれは理解していますから、あわてず丁寧に対応しましょう。
※何回も電話応対しているうちに少しずつ上手になっていきますから、安心して積極的に電話に出て、電話応答のエキスパートになっていきましょう!